Datenschutzerklärung für Bewerbungen und Rekrutierung
Bewerbungsprozess - Datenschutzhinweis
Die Otsuka Pharma GmbH respektiert Ihr Recht auf Datenschutz.
Die für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Verantwortliche Stelle ist die Otsuka Pharma GmbH, mit Sitz in Frankfurt am Main.
Adresse: Otsuka Pharma GmbH, Europa-Allee 52, 60327 Frankfurt a.M.
Ihre personenbezogenen Daten werden gemäß der geltenden Gesetzgebung, einschließlich der DS-GVO und des BDSG, verarbeitet. Wir bitten Sie diesen Hinweis zu lesen, damit Sie wissen, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchem Zweck wir dies tun und wie Sie Ihre Betroffenenrechte ausüben können.
Wenn wir in diesem Datenschutzhinweis von personenbezogenen Daten sprechen, meinen wir alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen - in diesem Fall auf Sie. Dieser Datenschutzhinweis richtet sich an Bewerber:innen, deren personenbezogene Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen verarbeitet werden.
Die personenbezogenen Daten können aus verschiedenen Quellen stammen, z. B. direkt von Ihnen (z. B., wenn Sie uns Ihren Lebenslauf zur Verfügung stellen oder wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, die in den sozialen Medien oder auf anderen Bewerbungsplattformen ausgeschrieben ist), oder von Personalagenturen oder Dritten, die uns bei der Vorauswahl unterstützen.
Im Einzelnen können dies folgende Informationen sein:
- Personalstammdaten – Ihr Name (einschließlich Präfix oder Titel), Geschlecht, Alter und/oder Geburtsdatum; Kontaktdaten, Staatsangehörigkeit, Aufenthaltsberechtigung, etc.
- Karriere Daten – Informationen zu Ihrer Ausbildung, Berufserfahrung, Referenzen und Empfehlungsschreiben;
- Bankverbindung – Ihr Gehalt, Angaben zu Ihrem Rentenkonto, betriebliche Zulagen, Prämien, Vergünstigungen, Arbeitszeitnachweise und Ihre Steuernummer (z. B. Steueridentifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer). Wir werden auch Ihre Bankdaten erfassen, wenn wir Ihnen während des Einstellungsverfahrens Ausgaben erstatten.
Während des Bewerbungsprozesses werden von unseren Interviewer:innen Kommentare/Notizen zu Ihrer Bewerbung gemacht. Diese Informationen werden nur so lange aufbewahrt bis der Bewerbungsprozess abgeschlossen ist und danach umgehend gelöscht.
In Einzelfällen können wir auch verpflichtet sein sogenannte „Background-Checks“ durchzuführen. Background-Checks (Hintergrundinformationen) sind vertiefende Informationen zur Ausbildung und zum Studium sowie zu beruflichen Qualifikationen zur Kreditwürdigkeit, über mögliche Strafregistereinträge und arbeitsmedizinische Informationen. Diese Abfragen finden nur dann statt, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Sollten sie uns von sich aus besonders sensible Informationen wie z.B. Informationen über Ihre Gesundheit/Behinderung mitteilen, verarbeiten wir diese Daten nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Die Angaben sind in diesen Fällen immer freiwillig und werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung verarbeitet.
Übersicht:
|
Zweck |
Rechtsgrundlage |
|
Um Ihre Bewerbung zu prüfen, einschließlich:
|
Einwilligung in die Verarbeitung (Art. 6 (1) a), Art. 88 (1) DSGVO i.V.m. § 26 (2) BDSG-neu), wenn Sie uns Ihre Einwilligung gegeben haben, wenn diese Einwilligung zwingend erforderlich ist. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Einwilligung in die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 (1) DSGVO, Art. 88 (1) DSGVO i.V.m. § 26 (3) S. 2 BDSG-neu, wenn sie uns von sich aus besonders sensible Daten mitteilen, die für die Begründung des Arbeitsverhältnisses relevant sind. Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich (Art. 6 (1) b), Art. 88 (1) DSGVO i.V.m. § 26 (1) S. 1 BDSG-neu), zum Beispiel vor Abschluss eines Arbeitsvertrags oder zur Erfüllung eines Arbeitsvertrags. Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung (Art. 6 (1) c), z.B. arbeitsrechtliche, sozialversicherungsrechtliche und arbeitsmedizinische Gesetze und Vorschriften. Die Verarbeitung ist erforderlich, um Ihre lebenswichtigen Interessen oder die Interessen anderer zu schützen (Art. 6 (1) d). Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich (Art. 6 (1) f). |
|
Für das Screening vor der Einstellung, einschließlich:
|
|
|
Sie in unseren Talentpool aufzunehmen, einschließlich:
|
|
|
Zur Verwaltung und Verbesserung unseres Einstellungsverfahrens, einschließlich:
|
|
|
Um andere Zwecke zu erreichen, einschließlich:
|
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur nach dem „Need to Know“ Prinzip weiter. Die potenziellen Empfänger können nachfolgende Empfänger sein:
- an unsere Konzerngesellschaften, Drittdienstleister und Partner, die Datenverarbeitungsdienste für uns erbringen oder anderweitig personenbezogene Daten für Zwecke verarbeiten, die in dieser Mitteilung beschrieben oder Ihnen bei der Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten mitgeteilt werden;
- an zuständige Strafverfolgungsbehörden, Aufsichtsbehörden, Handelsverbände, Regierungsbehörden, Gerichte oder sonstige Dritte, wenn wir der Ansicht sind, dass die Offenlegung erforderlich ist (i) aufgrund geltender Gesetze oder Vorschriften, (ii) zur Ausübung, Begründung oder Verteidigung unserer gesetzlichen Rechte (auf der Grundlage unseres Interesses an der Verteidigung unserer Rechte) oder (iii) zum Schutz Ihrer lebenswichtigen Interessen oder der Interessen einer anderen Person;
- an eine andere Person mit Ihrer Zustimmung zur Weitergabe.
Diese Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können in unserem Namen oder als für die Datenverarbeitung Verantwortliche in ihrem eigenen Recht handeln.
Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die personenbezogenen Daten, die wir über Sie erheben und verarbeiten, zu schützen. Die von uns eingesetzten Maßnahmen sind so konzipiert, dass sie ein Sicherheitsniveau bieten, das den Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten angemessen ist.
Es ist möglich, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an andere Unternehmen der Otsuka-Gruppe, Dienstleister und Partner außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ("EWR") (je nach Sachlage) weitergeben, z. B. in die USA oder nach Japan. Bitte beachten Sie, dass Länder außerhalb des EWR möglicherweise nicht dasselbe Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten bieten. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des EWR übermitteln, stellen wir sicher, dass angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden und dass alle Übermittlungen Ihrer personenbezogenen Daten den geltenden Datenschutzgesetzen entsprechen.
Die geeigneten Schutzmaßnahmen, die Otsuka verwendet, basieren auf den von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir Ihre Daten in Bezug auf Datenübertragungen außerhalb des EWR schützen, wenden Sie sich bitte an uns, Kontaktdaten finden Sie unter "Wie können Sie uns kontaktieren?“.
Wir bewahren die von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten nach Abschluss des Bewerbungs- und Einstellungsverfahrens für die oben genannten Zwecke 6 Monate lang auf. Unter bestimmten Umständen kann es sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Anforderungen länger aufbewahren müssen. Im Anschluss werden Ihre personenbezogenen Daten umgehend gelöscht.
Bewerbungen über die Bewerberplattform Recruitee
Wir bieten Ihnen über unsere Website die Möglichkeit an, sich über eine Bewerberplattform auf offene Stellen zu bewerben. Hierfür nutzen wir die Bewerberplattform von Recruitee B.V., Johan Huizingalaan 763, (1066 VH) Amsterdam, Niederlande (nachfolgend: “Recruitee”).
Recruitee ist als Webservice direkt auf unserer Website implementiert (nachfolgend: “Recruitee-Website”). Wenn Sie auf unserer Website eine Stellenbeschreibung anklicken, werden Sie direkt auf unsere Recruitee-Website weitergeleitet.
Bei dem Besuch unserer Recruitee-Website werden personenbezogene Zugriffsdaten erfasst, wie z. B. das anfordernde Gerät, der von Ihnen verwendete Webbrowser, das Betriebssystem Ihres Gerätes, die IP-Adresse des anfordernden Gerätes, die Anfragen und Antworten, die von und zu Ihrem Gerät gesendet werden, die Website, von der die Recruitee-Website angefordert wurde. Diese Datenverarbeitungen basieren auf unserem berechtigten Interesse Ihnen die Recruitee-Website möglichst benutzerfreundlich, je nach ihren Browsereinstellungen, darstellen zu können, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Nutzung der Dienste von Recruitee selbst basiert ebenfalls auf unserem berechtigten Interesse, unser Bewerbungsmanagement zu optimieren und es effizienter zu gestalten.
Sollten Sie sich auf eine der online ausgeschriebenen Stellen über unsere Recruitee-Website direkt bewerben, werden alle personenbezogenen Daten verarbeitet, die Sie uns über das Bewerbungsformular zur Verfügung stellen. Alle datenschutzrechtlichen Informationen zur Verarbeitung dieser Daten entnehmen Sie bitte den vorgenannten Erläuterungen dieser Datenschutzerklärung.
Sie haben eine Reihe von Rechten, die sich auf unsere Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten beziehen. Die Verfügbarkeit dieser Rechte hängt von unserer Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ab, und Ihre Rechte können auch bestimmten Bedingungen und Einschränkungen unterliegen. Im Allgemeinen handelt es sich um folgende Rechte:
|
Recht |
Was bedeutet das? |
| 1. Das Recht, informiert zu werden |
Sie haben das Recht, klare, transparente und leicht verständliche Auskünfte darüber zu erhalten, wie Ihre Daten genutzt werden und welche Rechte Ihnen zustehen. Diese Auskunft wird durch die vorliegende Erklärung erteilt. |
|
2. Das Recht auf Zugriff |
Sie haben das Recht, Zugriff auf Ihre Daten (falls sie von einem Unternehmen verarbeitet werden) sowie auf bestimmte andere Daten zu erhalten. |
|
3. Das Recht auf Berichtigung |
Sie haben Anspruch darauf, Ihre Daten berichtigen zu lassen, wenn sie unrichtig oder unvollständig sind. |
|
4. Das Recht auf Löschung |
Dieses Recht wird auch als „Recht auf Vergessenwerden“ bezeichnet. Einfach ausgedrückt, gibt es Ihnen die Möglichkeit, die Löschung oder Entfernung Ihrer Daten zu beantragen, wenn es für ein Unternehmen keinen zwingenden Grund gibt, sie weiterhin zu nutzen. Hierbei handelt es sich nicht um ein allgemeines Recht auf Löschung – es gibt Ausnahmen. (Haben Sie zum Beispiel in die Verarbeitung eingewilligt, gilt das Gesagte nur, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben. Verarbeiten wir die Daten im Zusammenhang mit der Erfüllung eines Vertrages oder zur Einhaltung von Gesetzen, gilt es nur, wenn diese Daten nicht mehr erforderlich sind. Soweit wir uns auf unsere berechtigten Interessen berufen, gilt es nur, wenn keine überwiegenden berechtigten Interessen vorliegen). |
|
5. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung |
Sie haben das Recht, die weitere Nutzung Ihrer Daten unter bestimmten Umständen zu „sperren“ oder zu unterbinden. Soweit die Verarbeitung eingeschränkt ist, kann das betreffende Unternehmen Ihre Informationen zwar nach wie vor speichern, aber nicht weiter nutzen. Bitte beachten Sie, dass Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Umständen eingeschränkt sein könnte. Verarbeiten wir zum Beispiel personenbezogene Daten, die wir mit Ihrer Einwilligung bei Ihnen erhoben haben, können Sie die Einschränkung nur dann verlangen, wenn die Daten unrichtig sind oder unsere Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten nicht wünschen oder sie zur Durchsetzung eines Rechtsanspruchs benötigen. Dieses Recht steht Ihnen nicht zu, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zur Einhaltung von Gesetzen verarbeiten. |
|
6. Das Recht auf Datenübertragbarkeit |
Sie haben unter bestimmten Umständen das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und weiter zu nutzen. Dies gilt nicht, wenn wir die Daten aufgrund berechtigter Interessen oder zur Einhaltung von Gesetzen verarbeiten. |
|
7. Das Recht auf Widerspruch |
Sie haben das Recht, unter bestimmten Umständen, etwa dann, wenn wir uns auf unsere berechtigten Interessen berufen, gegen bestimmte Arten der Verarbeitung Widerspruch einzulegen. |
Wenn Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Wird dieses Recht ausgeübt, so berührt dies nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf.
Sie haben auch das Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde über die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten durch uns zu beschweren. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihre örtliche Datenschutzbehörde. Eine Liste der Datenschutzbehörden im Europäischen Wirtschaftsraum finden Sie hier
Wenn Sie Fragen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten haben oder Ihre Rechte wahrnehmen möchten, stellen Sie Ihre Anfrage bitte
Zuletzt aktualisiert am: Mai 2026 | DE-NPR-2600028 v2.0